Datenschutzerklärung der Chorgemeinschaft Unterseen (14.02.2024)

Allgemeine Angaben zum Verein, Kontakt

Die Chorgemeinschaft Unterseen bezweckt das aktive Mitgestalten des kulturellen Lebens durch die Pflege von geistlichem und weltlichem Liedgut.
Sitz des Vereins ist die Gemeinde Unterseen.
Interne und externe Ansprechperson für den Datenschutz ist das Präsidium, siehe www.chorgemeinschaft-unterseen.ch/home/kontakt

Es werden folgende Personendaten erhoben

Von Mitgliedern:
Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummern), die Stimmlage sowie zu statistischen Zwecken das Geburtsdatum, das Beitrittsdatum sowie Hinweise zu besonderen Aufgaben im Chor.
Von Gastsängerinnen und Gastsängern:
Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummern), die Stimmlage sowie Hinweise zur Mitwirkung im Chor.
Von Freundinnen und Freunden der Chorgemeinschaft, die als Gönnerin, Gönner oder als Passivmitglied den Verein unterstützen:
Kontaktdaten (Adresse und soweit verfügbar die E-Mail-Adresse).
Von Interessentinnen und Interessenten, die z.B. im Rahmen eines Ticketkaufs ihr Interesse an weiterer Werbung erklärt haben:
Kontaktdaten (insb. E-Mail-Adresse)
Von Partnerinnen und Partnern (ausgewählte Vereine, Verbände, Einrichtungen):
Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummern)
Von ehemaligen Mitgliedern:
Austrittsdatum und Anzahl Mitgliedschaftsjahre.
Hinzu kommen Zahlungsdaten aller natürlichen und juristischen Personen, die Zahlungen an die Chorgemeinschaft Unterseen machen oder von ihr erhalten.

Zweck der Datenbearbeitung

Kontaktdaten werden für die Zustellung von Informationen über Aktivitäten des Vereins bzw. des Chores verwendet.
Kontaktdaten der Mitglieder werden zusätzlich auch für die Zustellung von Informationen über solche Aktivitäten von befreundeten Vereinen und Organisationen verwendet, die sich mit dem Vereinszweck der Chorgemeinschaft Unterseen decken.
Kontaktdaten und die Stimmlage von Mitgliedern, Gastsängerinnen und Gastsängern werden zur Chor-internen Information und Organisation des Chors verwendet.
Daten zur Mitgliedschaft werden zu rein statistischen Zwecken verwendet (Jubiläen, Altersverteilung und Durchschnittsalter).
Zahlungsdaten dienen dem Nachweis der Erfüllung von Zahlungspflichten.

Vorhalten der Personendaten

Die Chorgemeinschaft Unterseen verwaltet ihre Personendaten in der Online-Vereinssoftware ClubDesk. ClubDesk deckt viele Datenschutz-Anforderungen automatisch ab und hilft, die Anforderungen des Datenschutzes leicht umzusetzen.
Für die organisatorische Arbeit werden Personendaten in temporäre Dateien und Dokumente übertragen.
E-Mail-Adressen werden für die persönliche Kommunikation sowie für Versände zusätzlich im privaten elektronischen Kontaktverzeichnis des Präsidiums übertragen und gepflegt.
Zugriff auf die Personendaten haben ausschliesslich der Vorstand inkl. Präsidium sowie die Chorleitung. Sie stellen sicher, dass Personendaten nicht unnötig kopiert und vorgehalten werden und diejenigen Personendaten, die aus organisatorischen Gründen bei ihnen vorgehalten werden müssen, vertraulich behandelt, vor Cyberrisiken geschützt und nach der Übergabe ihres Amtes und der dafür erforderlichen Personendaten an den/die Nachfolger:in systematisch gelöscht werden.

Publikation von Personendaten

Personendaten werden grundsätzlich nur intern verwendet, vergleiche die nachfolgenden Ausführungen.
Auf der Homepage werden einzig ausgewählte Daten der Funktionär:innen publiziert.

Weitergabe von Personendaten an die anderen Chorsänger:innen

Damit Vereinsmitglieder und Mitwirkende die anderen aktiven Chorsänger:innen einfacher kennen lernen, mit ihnen in Kontakt treten oder Fahrgemeinschaften bilden können, werden Personendaten an die anderen Chorsänger:innen weitergeben.
Vereinsmitglieder und Mitwirkende dürfen diese Personendaten nur zu diesem Zweck und während der Dauer ihres Mitwirkens verwenden und müssen sie anschliessend löschen.
Im Sinne des Datenschutzes erfolgt die Weitergabe
- indem Listen mit umfangreichen Personendaten in Papierform abgegeben werden, was die elektronische Weiterleitung erschwert;
- indem Personendaten nur in eingeschränktem Umfang elektronisch abgegeben werden.

Weitergabe von Personendaten an Dritte nur in Ausnahmen

Personendaten werden in der Regel nicht weitergegeben.
Ausnahmen beschränken sich auf Adressdaten, und zwar in ausserordentlichen Fällen für den Versand von Drucksachen der Verbände, in welchen die Chorgemeinschaft Unterseen Mitglied ist, oder des Vereins selbst.

Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Personendaten werden so lange verarbeitet und vorgehalten, als sie dem genannten Zweck dienen.
Personendaten werden insbesondere auf Wunsch der betroffenen Person, spätestens aber beim Ableben der betroffenen Person gelöscht.
Jährlich in der Zeit um die Vereinsversammlung (Hauptversammlung) werden die Personendaten geprüft, aktualisiert und gegebenenfalls gelöscht.
Zahlungsdaten müssen wie alle anderen Unterlagen, die mit den Vereinsfinanzen zu tun haben, gemäss Art. 962 OR während 10 Jahren aufbewahrt werden.

Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung der Website

Unsere Vereins-Homepage ist mit ClubDesk erstellt.
Für Cookies und Server-Log-Dateien gelten die Hinweise, die in der ClubDesk-Hilfe beschrieben sind: https://help.clubdesk.com/de/#help_6_2_6

Datensicherheit

Die Online-Vereinssoftware ClubDesk verwendet Sicherheitstechnologien auf dem aktuellen Stand der Technik, um Daten vor Missbrauch zu schützen.
Für ClubDesk gilt die folgende Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung: https://www.clubdesk.ch/de/avv
Hinzu kommen die verschiedenen oben aufgeführten organisatorischen Massnahmen.

Ihre Rechte als betroffene Person

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – Löschung ihrer Daten verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken (z.B. im Wege der Sperrung).

Recht am eigenen Bild: «Model Release» von Mitwirkenden

Grundsätzlich hat jede Person ein Recht am eigenen Bild, kann also entscheiden, ob, wo und wann es als Print oder online veröffentlicht werden darf.
Wer mit der Chorgemeinschaft Unterseen probt und auftritt oder an Vereinsanlässen teilnimmt, erteilt der Chorgemeinschaft Unterseen konkludent (stillschweigend) die Freigabe zur unentgeltlichen uneingeschränkten Nutzung und Veröffentlichung von Bildern, auf denen die betroffene Person visuell erkennbar ist.
Die Nutzung ist insbesondere weder räumlich, zeitlich, örtlich noch bezüglich der Verwendungsart und des Mediums limitiert.
Die Chorgemeinschaft Unterseen achtet besonders darauf, keine unvorteilhaften Abbildungen zu veröffentlichen.

Änderung dieser Datenschutzerklärung

Änderungsverzeichnis

14.02.2024

Erstausgabe der Datenschutzerklärung (Autor: Daniel Gerber-Balmer), Verabschiedung durch den Vorstand der Chorgemeinschaft Unterseen.